Erhvervsflytning: sådan flytter I kontoret uden at miste en arbejdsdag

Ved en erhvervsflytning er det ikke møblerne, der er problemet – det er nedetiden. Hver time, hvor medarbejderne ikke kan arbejde, koster mere end flytningen selv. Derfor planlægges den bagfra: fra det tidspunkt, hvor alt skal virke igen.

Planlæg bagfra

1. Fastlæg, hvornår den nye adresse skal være klar til arbejde – typisk mandag morgen.
2. Beslut, hvad der skal med, hvad der skal købes nyt, og hvad der skal bortskaffes.
3. Aftal med IT: netværk, servere og arbejdspladser skal være klar, før møblerne kommer.
4. Flyt i weekenden eller om aftenen, og lad flyttefirmaet mærke og stille op efter en plan.

Det skal flyttefirmaet vide

Antal arbejdspladser, kvadratmeter, etage og elevator begge steder, tunge eller specielle ting (serverskabe, arkivskabe, mødeborde), om IT-udstyr skal pakkes særskilt, og om der er tidsvinduer i bygningerne (fx lift og elevator kun i bestemte timer). Bed om en projektleder som fast kontakt.

Det, der typisk går galt

• Ingen plan for, hvor hvert skrivebord skal stå på den nye adresse.
• Netværket er ikke klar, når folk møder ind.
• Nøgler, alarmer og parkering på den nye adresse er ikke aftalt.
• Den gamle adresse skal afleveres rengjort og tømt – det er også en opgave.

Ofte stillede spørgsmål

Kan flytningen ske uden for arbejdstid?

Ja, de fleste erhvervsflyttere flytter aften og weekend, så virksomheden ikke lukker. Sig det i forespørgslen.

Skal medarbejderne selv pakke?

Ofte pakker hver medarbejder sin egen arbejdsplads i mærkede kasser. Flyttefirmaet kan levere kasser og pakke fællesområder og arkiv.

Hvad med gamle møbler?

Aftal bortskaffelse eller genbrug som en del af opgaven. Det sparer et ekstra led og en ekstra deadline.